Un sistema de distribución bien diseñado y bien gestionado debe:
- ? Mantener un suministro constante de medicamentos;
- ? Mantener los medicamentos en buenas condiciones durante todo el proceso de distribución;
- ? Minimizar las pérdidas de medicamentos debidas a su deterioro y vencimiento;
- ? Mantener inventarios adecuados
- ? Racionalizar los centro de almacenamiento de medicamentos
- ? Utilizar los recursos de transporte disponibles de la manera más eficientemente posibles
- ? Reducir el hurto o el fraude
- ? Proporcionar información sobre las previsiones de necesidades de medicamentos
El ciclo de distribución incluye las fases siguientes:
- ? Despacho de mercancías en puerto
- ? Recepción e inspección
- ? Control de inventario
- ? Almacenamiento
- ? Pedido de suministros
- ? Entrega
- ? Dispensación a pacientes
- ? Comunicación del consumo
Los cuatro elementos principales de un sistema de distribución son:
1. El diseño del sistema (cobertura geográfica o de población, número de niveles en el sistema, sistema de tracción frente a sistema de empuje, grado de centralización);
2. El sistema de información (control de inventario, registros e impresos, informes sobre consumo, flujo de información);
3. El almacenamiento (selección de los centros, diseño del edificio, sistemas de manejo de materiales, cumplimiento de pedidos);
4. La entrega (recogida frente a entrega, elección del transporte, adquisición de vehículos, mantenimiento de los vehículos, establecimientos de rutas y periodicidad de las entregas).
Cuando se diseña un sistema nuevo o se modifica uno existente, el análisis de costos (la comparación de los costos totales derivados de la utilización de diferentes opciones) puede ayudar a garantizar que los recursos de almacenamiento, transporte y recursos humanos limitados se utilizan de manera eficiente. Debe existir un programa de supervisión del funcionamiento a fin de asegurar que el sistema de distribución funciona de manera prevista.
La distribución centralizada no siempre es la mejor opción. En algunos países los medicamentos se adquieren y distribuyen a nivel regional mientras que otros emplean sistemas de suministro comercial, que a menudo existen en paralelo con los sistemas públicos. La colaboración entre los sistemas público y privado puede producirse a cualquier nivel.
La planificación operacional y la capacidad logística son la clave para desarrollar un sistema de distribución eficaz en relación con el costo. Por consiguiente, es importante contar con un equipo de logística compuesto por personas calificadas.
Las fases para planificar un sistema de distribución son las siguientes:
1. Determinar si las operaciones de distribución las debe llevar a cabo el sector público o el privado.
2. Planificar la localización de los almacenes y las rutas de entrega:
- ? Determinar la demanda de medicamentos
- ? Localizar los puntos de entrada de los suministros
- ? Racionalizar los centros de almacenamiento primarios
- ? Planificar las rutas de distribución primarias y localizar almacenes intermedios.
- ? Planificar las rutas de distribución secundarias
- ? Determinar el tamaño de los almacenes.
3. Planificar la periodicidad de las entregas
4. Establecer el número de empleados.
En algunos países, las empresas de distribución privadas o paraestatales proporcionan alternativas rentables (eficaces en relación con el costo) para el almacenamiento y la distribución de medicamentos, en especial en los planos nacional o regional. La contratación externa de una de esas empresas supone:
- ? Evaluar el costo del sistema existente
- ? Preparar documentos de licitación especificando los requisitos del servicio;
- ? Evaluar a los licitadores
- ? Firmar el contrato
- ? Supervisar la ejecutoria del contratista
Para contar con un sistema de distribución eficaz es necesario tener una buena comunicación
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